Template — Inventaire des actifs IT
Ce template permet de centraliser, suivre et analyser l’ensemble des équipements et actifs IT d’une organisation afin d’avoir une vision claire du parc, des coûts et des risques associés.
À quoi sert ce template ?
- Centraliser tous les actifs IT (matériel, licences, équipements)
- Suivre les actifs critiques et leur état
- Anticiper les renouvellements (garanties, dates clés)
- Piloter les coûts (licences, maintenance)
- Visualiser des indicateurs clés pour la prise de décision
Ce que contient le template
Le board est structuré en plusieurs sections principales :
Une section Inventaire
- Vue globale des actifs IT
- Gestion complète du parc (équipements, licences…)
Une section Suivi des actifs critiques
- Identification des actifs sensibles
- Suivi spécifique des éléments critiques
Une section Indicateurs
- Coûts licences
- Coûts maintenances
- Répartition des licences
- Équipements sous garantie
Une section Suivi des garanties et renouvellement
- Planning des renouvellements
- Suivi des dates de fin de garantie
Structure du board
| Champ | Type | À quoi ça sert | Exemple / Format |
|---|---|---|---|
| Nom de l’actif | Texte | Nom de l’équipement | “PC 01” |
| Type d’actif | Tag | Catégorie (PC, licence, serveur…) | “Laptop” |
| Utilisateur | User | Personne assignée | @Collaborateur |
| Statut | Tag | État de l’actif | “Actif”, “En maintenance” |
| Criticité | Tag | Niveau d’importance | “Critique” |
| Date d’achat | Date | Suivi du cycle de vie | 12/03/2024 |
| Fin de garantie | Date | Anticiper renouvellement | 24/12/2025 |
| Coût licence | Number | Suivi des coûts | 120 € |
| Coût maintenance | Number | Coûts récurrents | 50 € / mois |
| Localisation | Location | Emplacement de l’actif | “Lyon” |
| Fournisseur | Texte | Origine de l’équipement | “Dell” |
| …autres propriétés | Variable | Selon besoin IT | — |
Vues prêtes à l’emploi
Inventaire (vue principale)
- Vue complète de tous les actifs IT
- Permet la gestion globale et les mises à jour
Suivi des actifs critiques
- Vue filtrée sur les actifs critiques
- Permet d’identifier rapidement les risques
Indicateurs
- Tableaux de bord automatisés :
- Coûts licences
- Coûts maintenance
- Répartition des licences
- Équipements sous garantie
- Utile pour le pilotage IT et financier
Suivi des garanties et renouvellement
- Vue orientée planning
- Permet d’anticiper :
- renouvellement matériel
- expiration des garanties
Comment démarrer (en 10 minutes)
- Ajoutez vos actifs
- 1 fiche par équipement ou licence
- Renseignez : nom, type, utilisateur, statut
- Complétez les informations clés
- Dates (achat, garantie)
- Coûts (licences, maintenance)
- Criticité
- Utilisez les vues
- Suivez les actifs critiques
- Analysez les coûts
- Anticipez les renouvellements
💡 Bonnes pratiques
- Mettez à jour les actifs à chaque achat ou changement
- Suivez régulièrement les dates de fin de garantie
- Utilisez la notion de criticité pour prioriser
- Exploitez les indicateurs pour piloter les coûts IT
- Limitez les vues à des usages métier (IT, finance, ops)