Template — Gestion Onboarding & Offboarding IT
Ce template permet de piloter efficacement les arrivées et départs des collaborateurs en centralisant toutes les actions IT nécessaires.
À quoi sert ce template ?
- Structurer les processus d’arrivée et de départ
- Automatiser les tâches IT (comptes, matériel, accès)
- Suivre l’avancement des onboarding/offboarding
- Réduire les oublis et les risques de sécurité
- Centraliser les responsabilités IT
Ce que contient le template
Le board est structuré autour de plusieurs briques clés :
Une base de suivi des collaborateurs
- Suivi des entrées et sorties
- Informations clés (poste, département, manager…)
Une gestion des tâches IT
- Checklist onboarding (création comptes, matériel…)
- Checklist offboarding (désactivation accès, récupération matériel…)
- Suivi détaillé des actions par collaborateur
Un pilotage global
- Statut des onboarding/offboarding
- Vision des tâches en cours / terminées
- Suivi des échéances
Un tableau de bord
- Statut des entrées
- Statut des sorties
- Prochains mouvements (planning)
- Indicateurs visuels
Structure du board
| Champ | Type | À quoi ça sert | Exemple |
|---|---|---|---|
| Employé | Tag | Nom du collaborateur | “Alice Bernard” |
| Email Employé | User | Contact | [email protected] |
| Poste | Tag | Fonction | “Ingénieur logiciel” |
| Département | Tag | Équipe | “IT” |
| Manager | User | Responsable | @Manager |
| Échéance | Date | Date d’arrivée ou départ | 12/05/2026 |
| Type | Tag | Entrée ou sortie | “Arrivée collaborateur” |
| Statut | Tag | Avancement global | “À faire”, “En cours” |
| Owner IT | User | Responsable IT | support.it@ |
| TODO | Checklist | Tâches IT détaillées | Comptes, matériel… |
| Type de poste | Tag | Matériel attribué | “PC portable” |
| Double écran | Tag | Équipement | Oui / Non |
| Téléphone portable | Tag | Équipement | Oui / Non |
Vues prêtes à l’emploi
Tableau de données (vue principale)
- Liste complète des onboarding/offboarding
- Gestion globale des collaborateurs
Planning
- Vue calendrier des arrivées et départs
- Permet d’anticiper la charge IT
Suivi des mouvements
- Vue Kanban
- Organisation par type (entrée / sortie) et statut
- Suivi visuel rapide
Tableau de bord
- Widgets clés :
- Statut des entrées
- Statut des sorties
- Prochains mouvements
- Vision synthétique pour le pilotage IT
Saisir une arrivée
- Formulaire simplifié pour onboarding
- Permet de standardiser les entrées
Saisir un départ
- Formulaire dédié offboarding
- Permet de sécuriser les sorties
État d’avancement
- Visualisation du progrès des tâches
- Basé sur les checklists
Exemple de checklist onboarding
- Comptes
- Créer compte AD
- Créer boîte mail
- Matériel
- Préparer PC
- Installer logiciels
- Sécurité & administratif
- Faire signer charte IT
Exemple de checklist offboarding
- Comptes
- Désactiver compte AD
- Bloquer boîte mail
- Retirer accès applicatifs
- Matériel
- Récupérer PC
- Récupérer téléphone
- Vérifier état matériel
- Sécurité & administratif
- Révoquer accès VPN
- Archiver données
- Clôturer dossier IT
Comment démarrer (en 10 minutes)
- Ajouter un collaborateur
- Choisir : arrivée ou départ
- Remplir les infos clés
- Lancer la checklist
- Automatique selon le type
- Assignation IT
- Suivre l’avancement
- Mettre à jour les tâches
- Vérifier les statuts
- Utiliser les vues
- Planning pour anticiper
- Dashboard pour piloter
💡 Bonnes pratiques
- Standardiser les checklists IT
- Toujours assigner un Owner IT
- Mettre à jour les statuts en temps réel
- Vérifier systématiquement les accès lors des départs
- Utiliser le dashboard pour piloter la charge