Portal Suivi to uporządkowana i bezpieczna przestrzeń, która umożliwia centralizację, organizację i udostępnianie widoków tablic oraz treści, przy jednoczesnej precyzyjnej kontroli uprawnień dostępu według ról biznesowych.
Staje się on jedynym punktem wejścia, aby zapewnić każdemu właściwą informację, na właściwym poziomie, we właściwym czasie.
Cele portalu
- Centralizacja całościowego obrazu i kluczowych informacji w jednej przestrzeni.
- Strukturyzować nawigację, aby treści były jasne, czytelne i łatwo dostępne.
- Precyzyjnie kontrolować dostępy dzięki rolom biznesowym i uprawnieniom na poziomie strony.
Ogólne funkcjonowanie portalu
Portal składa się z następujących elementów:
- opcjonalna strona główna składająca się z jednej lub kilku zakładek (nazywanych Space), z których każda zawiera różne widżety,
- sekcje stron
- strony, które mogą być widokami tablic lub stronami z treścią redakcyjną.
W tym portalu możesz tworzyć role biznesowe (4) dostosowane do specyficznych potrzeb Twojego projektu. Każda rola ma konfigurowalne uprawnienia dla każdej strony witryny.
Podczas fazy projektowania portal pozostaje niedostępny dla użytkowników. Staje się dostępny, gdy administrator zdecyduje się go uruchomić. Od tego momentu portal staje się publiczny:
- albo dla wyłącznie swoich członków z różnymi poziomami dostępu do treści w zależności od ról biznesowych,
- albo dla wszystkich członków organizacji.
Zarządzanie rolami i uprawnieniami w portalu
Role i uprawnienia w portalu pozwalają na definiowanie autoryzacji dostępu i działań na stronach portalu. Rozróżniamy dwa rodzaje ról: role systemowe i role biznesowe.
Role systemowe
Rola systemowa to rola umożliwiająca pracę nad projektowaniem portalu, definiowaniem ról i uprawnień oraz zapraszanie członków, którzy będą mieli do niego dostęp. Uprawnienia tych ról nie są konfigurowalne. Każdy członek może mieć tylko jedną rolę systemową. Jednak rola systemowa nie jest obowiązkowa dla wszystkich członków.
Wśród ról systemowych wyróżniamy:
- Administrator: jest super użytkownikiem dedykowanym do projektowania portalu. Tworzy plan portalu poprzez wstawianie udostępnionych widoków, konfiguruje go (kolor, logo itp.), uczestniczy w redagowaniu treści strony głównej i stron redakcyjnych, definiuje role biznesowe i uprawnienia na każdej stronie oraz zaprasza członków. Jest jedyną osobą, która może zatrzymać lub uruchomić portal.
Uwaga, rola Administratora nie daje automatycznie uprawnień administracyjnych do treści widoków, które są wyświetlane w portalu. Administrator będzie miał tylko prawo do przeglądania widoków, chyba że posiada szczególne uprawnienia w odpowiedniej tablicy.
Ponadto, aby widok mógł zostać dodany, niezbędne są dwa warunki:
- Widok musi być udostępniony,
- Administrator musi również być członkiem tablicy, do której należy widok.
- Administrator klienta: ta rola umożliwia osobie odpowiedzialnej za portal po stronie klienta zapraszanie członków i nadawanie im wyłącznie ról biznesowych (nie ról systemowych). Nie uczestniczy w projektowaniu portalu jako takim, ale może modyfikować uprawnienia ról biznesowych.
- Współtwórca : wraz z administratorem uczestniczy w projektowaniu struktury portalu i tworzeniu treści redakcyjnych stron. Nie ma jednak prawa zapraszać członków ani definiować uprawnień do stron portalu dla ról biznesowych. Jego rola ogranicza się zatem do projektowania treści portalu. Podobnie jak administrator, jego rola współtwórcy w portalu daje mu jedynie prawo do przeglądania widoków dodanych do portalu, chyba że posiada szczególne uprawnienia w odpowiedniej tablicy.
- Gość : gość systemowy może zobaczyć portal przed jego uruchomieniem. Ta rola pozwala w szczególności zapraszać członków, aby mogli zweryfikować zawartość portalu przed jego uruchomieniem.
Role systemowe dają członkom wyłącznie uprawnienia do projektowania portalu za pomocą edytora portalu. Nie przypisują im jednak automatycznie tej samej roli w zawartości stron typu widok, z wyjątkiem możliwości jego przeglądania. Aby członkowie posiadający role systemowe mogli działać na zawartości widoków portalu, konieczne jest:
- aby posiadali rolę biznesową przyznającą im to uprawnienie,
- lub aby byli już członkami z odpowiednią rolą w tablicy udostępnianego widoku.
- Rola systemowa umożliwia wyłącznie uczestnictwo w projektowaniu portalu w edytorze portalu.
- Rola systemowa musi być uzupełniona o rolę biznesową lub rolę w tablicy widoku, aby członek z rolą systemową mógł na nim działać (w przeciwnym razie może go tylko przeglądać).
- Rola systemowa może uzyskać dostęp do portalu w trybie edycji lub do uruchomionego portalu. Natomiast wszelkie modyfikacje portalu (z wyłączeniem zawartości jego widoków) dokonywane są wyłącznie w portalu w trybie edycji.
Role biznesowe i uprawnienia
W portalu role biznesowe są konfigurowalne zgodnie z konkretnymi potrzebami projektu i są definiowane przez administratora. Każda rola ma przypisane uprawnienie dla każdej strony portalu. Członkowie mogą posiadać wiele ról biznesowych.
Cztery poziomy uprawnień mogą być zastosowane dla roli na stronie portalu:
- Ukryte: strona jest niewidoczna dla członków roli biznesowej.
- Widzi: strona jest widoczna, ale bez możliwości działania na niej.
- Komentuje: strona jest widoczna i umożliwia komentowanie elementów, gdy jest to strona typu widok.
- Aktualizuje: strona jest widoczna i umożliwia modyfikację i/lub komentowanie elementów na stronie typu widok. Strony redakcyjne mogą być również modyfikowane (z wyjątkiem strony głównej).
- Współtworzy: strona jest widoczna i umożliwia dodawanie, modyfikowanie i/lub komentowanie elementów na stronie typu widok. To uprawnienie obejmuje również modyfikację stron redakcyjnych (z wyjątkiem strony głównej).
Uprawnienia mogą być stosowane:
- na stronie głównej,
- w całej sekcji,
- lub na każdej stronie indywidualnie.
Należy również zauważyć, że narzędzie (zakładka Uprawnienia według członka) pozwala zidentyfikować uprawnienia na każdej stronie portalu, członka lub zespołu, które mogą być potencjalnie zmienione przez jego role w tablicach widoków dodanych do portalu lub jego rolę systemową.
Nie jest możliwe zastosowanie uprawnienia do sekcji przy jednoczesnym zdefiniowaniu wyjątku dla konkretnej strony. Albo uprawnienie stosuje się do wszystkich stron sekcji, albo jest definiowane strona po stronie.
Zatem:
- gdy uprawnienie jest zastosowane do sekcji, każda nowa dodana strona będzie automatycznie miała takie samo uprawnienie jak inne strony sekcji.
- gdy uprawnienie jest definiowane strona po stronie, każda nowa dodana strona ma domyślnie uprawnienie Ukryte. Uprawnienie musi być zatem zmienione ręcznie przez projektanta
Gdy członek łączy różne role (biznesową, systemową i/lub związane z tablicą), zastosowane uprawnienie będzie najwyższe spośród tych przyznanych przez jego role. W ten sposób rzeczywiste uprawnienie członka może różnić się od tego, co jest wskazane w macierzy uprawnień według roli, ponieważ może być wpływane przez jego rolę systemową lub prawa w tablicy.
Szybki start
Tworzenie portalu
Dodawanie i usuwanie sekcji oraz stron
Dodawanie sekcji, strony
Krok 1: sprawdź, czy widoki są udostępnione w Twoich tablicach
Krok 2: Dodaj wszystkie sekcje i widoki do zaprezentowania użytkownikom końcowym portalu
Usuwanie widoku
Tworzenie roli
Przypisywanie jednej lub kilku ról biznesowych podczas zaproszenia
Można zdefiniować uprawnienie podczas zapraszania nowego użytkownika:
Przypisywanie nowych ról użytkownikowi
Publikacja i udostępnianie portalu
Publikacja portalu umożliwia udostępnienie go uprawnionym użytkownikom. Administrator portalu jest jedyną osobą, która może rozpocząć publikację z edytora.
Udostępnianie portalu
Dostępne są dwa typy udostępniania.
1) Tylko członkowie portalu (domyślnie)
- Dostęp ograniczony do członków dodanych ręcznie.
- Brak automatycznie przypisanej roli.
2) Wszyscy członkowie najemcy
- Wszyscy użytkownicy organizacji mają dostęp do opublikowanego portalu.
- Automatycznie otrzymują rolę Gość.
- Jeśli członek posiada już silniejszą rolę w powiązanym widoku: → zachowuje zawsze najwyższe uprawnienie.
Zarządzanie rolami
Przypisywanie roli Gość
Tylko w trybie "Wszyscy członkowie najemcy":
- każdy członek organizacji automatycznie otrzymuje rolę Gość;
- ta rola umożliwia przeglądanie całego opublikowanego portalu (zgodnie z uprawnieniami).
Priorytet uprawnień
Członek zawsze posiada:
- najsilniejszą rolę,
- że pochodzi z portalu lub z powiązanego boardu.
Pop-upy i powiadomienia
Informacje o publikacji
Nowa wzmianka wskazuje teraz typ aktywnego udostępniania. Cel: szybkie sprawdzenie widoczności przed publikacją.
Strona Role portalu
Typ udostępniania jest wyświetlany tylko wtedy, gdy udostępnianie to "Wszyscy członkowie najemcy". Ta informacja przypomina, że Goście (automatyczni) będą mieli dostęp do portalu.
Specyfika strony głównej (Draft)
Strona główna zawiera jedną lub więcej przestrzeni. Pierwsza przestrzeń jest automatycznie tworzona w trybie Roboczym (pomarańczowa etykieta Roboczy).
Zasady trybu Roboczego
- Jeśli wszystkie przestrzenie są w trybie Roboczym → strona główna nie jest widoczna.
- Jeśli przynajmniej jeden space nie jest już w Wersji roboczej → strona staje się widoczna (zgodnie z uprawnieniami).
- Strona w Wersji roboczej pozostaje zawsze niewidoczna, nawet jeśli rola ma uprawnienie Widzi.
- Tryb Wersji roboczej dotyczy wyłącznie strony głównej.
- Strona główna jest sfinalizowana tylko wtedy, gdy co najmniej jedna z jej przestrzeni nie jest już w trybie Roboczym.
- Sfinalizowana strona główna jest widoczna tylko dla członków, których rola biznesowa posiada uprawnienie Widzi na stronie (role systemowe widzą ją zawsze).
- Tryb Roboczy na stronie głównej blokuje jej widoczność w portalu niezależnie od uprawnień widoczności, które posiada.