Das Suivi-Portal ist ein strukturierter und sicherer Bereich, der es ermöglicht, Ansichten von Boards und Inhalte zu zentralisieren, zu organisieren und zu teilen, während gleichzeitig die Zugriffsrechte nach Geschäftsrolle präzise gesteuert werden.

Es wird zum zentralen Einstiegspunkt, um jedem die richtige Information, auf der richtigen Ebene, zum richtigen Zeitpunkt zu geben.

Ziele des Portals

• Das große Ganze zentralisieren und die wichtigsten Informationen an einem einzigen Ort bündeln.

• Navigation strukturieren, um Inhalte klar, lesbar und leicht zugänglich zu machen.

• Zugriffe präzise kontrollieren durch Geschäftsrollen und Berechtigungen pro Seite.

Allgemeine Funktionsweise des Portals

Das Portal besteht aus folgenden Elementen:

1. eine optionale Startseite, die aus einem oder mehreren Tabs (genannt Space) besteht, von denen jeder verschiedene Widgets enthält,

2. Seitenabschnitte

3. Seiten, die entweder Board-Ansichten oder redaktionelle Inhaltsseiten sein können.

In diesem Portal können Sie Geschäftsrollen (4) erstellen, die auf die spezifischen Anforderungen Ihres Projekts zugeschnitten sind. Jede Rolle verfügt über anpassbare Berechtigungen für jede Seite der Website.

Während der Entwurfsphase bleibt das Portal für Benutzer unzugänglich. Es wird verfügbar, wenn der Administrator es startet. Ab diesem Zeitpunkt wird das Portal öffentlich:

• entweder für seine Mitglieder ausschließlich mit variablen Zugriffsebenen auf Inhalte je nach Geschäftsrolle,

• oder für alle Mitglieder der Organisation.

Verwaltung von Rollen & Berechtigungen im Portal

Die Rollen und Berechtigungen im Portal ermöglichen die Definition von Zugriffs- und Handlungsberechtigungen auf den Portalseiten. Es werden zwei Arten von Rollen unterschieden: Systemrollen und Geschäftsrollen.

Systemrollen

Eine Systemrolle ist eine Rolle, die es ermöglicht, an der Gestaltung eines Portals zu arbeiten, Rollen & Berechtigungen zu definieren und Mitglieder einzuladen, die darauf zugreifen können. Die Berechtigungen dieser Rollen sind nicht anpassbar. Jedes Mitglied kann nur eine Systemrolle haben. Die Systemrolle ist jedoch nicht für alle Mitglieder verpflichtend.

Unter den Systemrollen unterscheidet man:

• Administrator: Er ist der Superuser, der für die Gestaltung des Portals zuständig ist. Er erstellt den Portalplan durch Einfügen gemeinsam genutzter Ansichten, konfiguriert es (Farbe, Logo usw.), beteiligt sich an der Erstellung des Inhalts der Startseite und der redaktionellen Seiten, definiert die Geschäftsrollen und die Berechtigungen für jede Seite und lädt Mitglieder ein. Er ist der Einzige, der das Portal stoppen oder starten kann. Achtung: Die Rolle Administrator gewährt nicht automatisch Administratorrechte für den Inhalt der Ansichten, die im Portal angezeigt werden. Der Administrator hat nur Leserechte für die Ansichten, es sei denn, er verfügt über besondere Rechte im entsprechenden Board. Darüber hinaus müssen zwei Bedingungen zwingend erfüllt sein, damit eine Ansicht hinzugefügt werden kann:
  • Die Ansicht muss geteilt sein,

  • Der Administrator muss ebenfalls Mitglied des Boards sein, zu dem die Ansicht gehört.

• Kundenadministrator: Diese Rolle ermöglicht es der für das Portal auf Kundenseite verantwortlichen Person, Mitglieder einzuladen und ihnen ausschließlich Geschäftsrollen zuzuweisen (keine Systemrollen). Sie ist nicht an der eigentlichen Gestaltung des Portals beteiligt, kann aber die Berechtigungen der Geschäftsrollen ändern.

• Mitwirkender : zusammen mit dem Administrator beteiligt er sich an der Gestaltung des Portallayouts und am redaktionellen Inhalt der Seiten. Er hat jedoch nicht das Recht, Mitglieder einzuladen oder die Berechtigungen für die Portalseiten für die Geschäftsrollen zu definieren. Seine Rolle beschränkt sich daher auf die Gestaltung des Portalinhalts. Wie der Administrator gibt ihm seine Rolle als Mitwirkender im Portal nur das Recht zur Einsichtnahme in die zum Portal hinzugefügten Ansichten, es sei denn, er verfügt über besondere Rechte im entsprechenden Board.

• Besucher : der Systembesucher kann das Portal sehen, bevor es gestartet wird. Diese Rolle ermöglicht es insbesondere, Mitglieder einzuladen, damit sie den Inhalt des Portals vor dem Start validieren.

Wichtig

Systemrollen gewähren Mitgliedern ausschließlich Rechte bei der Gestaltung des Portals über den Portal-Editor. Sie weisen ihnen jedoch nicht automatisch dieselbe Rolle für den Inhalt der Ansichtsseiten zu, außer der Berechtigung, diese zu sehen. Damit Mitglieder mit Systemrollen auf den Inhalt der Portalansichten zugreifen können, ist Folgendes erforderlich:

• entweder müssen sie über eine Geschäftsrolle verfügen, die ihnen diese Berechtigung gewährt,

• oder sie müssen bereits Mitglied mit einer entsprechenden Rolle im Board der angezeigten Ansicht sein.

Zu beachten

• Die Systemrolle ermöglicht es, ausschließlich an der Gestaltung des Portals im Portal-Editor teilzunehmen.

• Die Systemrolle muss durch eine Geschäftsrolle oder eine Rolle im Board einer Ansicht ergänzt werden, damit ein Mitglied mit Systemrolle darauf zugreifen kann (andernfalls kann es diese nur sehen).

• Die Systemrolle kann auf das Portal im Bearbeitungsmodus oder auf das gestartete Portal zugreifen. Jegliche Änderung am Portal (außer am Inhalt seiner Ansichten) erfolgt jedoch ausschließlich im Portal im Bearbeitungsmodus.

Geschäftsrollen & Berechtigungen

Im Portal sind die Geschäftsrollen anpassbar entsprechend den spezifischen Anforderungen des Projekts und werden vom Administrator definiert. Jede Rolle verfügt über eine zugewiesene Berechtigung für jede Seite des Portals. Mitglieder können mehrere Geschäftsrollen kumulieren.

Vier Berechtigungsstufen können pro Rolle auf eine Portalseite angewendet werden:

• Verborgen: Die Seite ist für Mitglieder der Geschäftsrolle unsichtbar.

• Sieht: Die Seite ist sichtbar, aber ohne Möglichkeit, darauf zu reagieren.

• Kommentiert: Die Seite ist sichtbar und ermöglicht das Kommentieren von Elementen, wenn es sich um eine Seite vom Typ Ansicht handelt.

• Aktualisiert: Die Seite ist sichtbar und erlaubt die Änderung und/oder Kommentierung von Elementen auf einer Seite vom Typ Ansicht. Redaktionelle Seiten können ebenfalls bearbeitet werden (außer der Startseite).

• Trägt bei: Die Seite ist sichtbar und ermöglicht das Hinzufügen, Ändern und/oder Kommentieren von Elementen auf einer Seite vom Typ Ansicht. Diese Berechtigung umfasst auch die Bearbeitung redaktioneller Seiten (außer der Startseite).

Die Berechtigungen können angewendet werden:

• auf der Startseite,

• auf einem gesamten Abschnitt,

• oder auf jeder Seite einzeln.

Beachten Sie auch, dass ein Dienstprogramm (Registerkarte Berechtigungen nach Mitglied) es ermöglicht, die Berechtigungen für jede Seite des Portals eines Mitglieds oder eines Teams zu identifizieren, die möglicherweise durch seine Rollen in den Boards der zum Portal hinzugefügten Ansichten oder seine Systemrolle beeinflusst werden können.

Wichtig

Es ist nicht möglich, eine Berechtigung auf einen Abschnitt anzuwenden und gleichzeitig eine Ausnahme für eine bestimmte Seite zu definieren. Entweder gilt die Berechtigung für alle Seiten des Abschnitts, oder sie wird Seite für Seite definiert.

Daher:

• wenn die Berechtigung auf einen Abschnitt angewendet wird, erhält jede neu hinzugefügte Seite automatisch dieselbe Berechtigung wie die anderen Seiten des Abschnitts.

• wenn die Berechtigung Seite für Seite definiert wird, ist jede neu hinzugefügte Seite standardmäßig mit der Berechtigung Verborgen versehen. Die Berechtigung muss daher vom Designer manuell geändert werden

Wenn ein Mitglied verschiedene Rollen (fachlich, System- und/oder Board-bezogen) kombiniert, ist die angewendete Berechtigung die höchste unter denen, die durch seine Rollen zugewiesen wurden. Daher kann die tatsächliche Berechtigung eines Mitglieds von dem abweichen, was in der Berechtigungsmatrix nach Rolle angegeben ist, da sie durch seine Systemrolle oder seine Rechte im Board beeinflusst werden kann.

Schnellstart

Erstellung eines Portals

Hinzufügen und Entfernen von Abschnitten und Seiten

Einen Abschnitt, eine Seite hinzufügen

Schritt 1: Überprüfen Sie, dass die Ansichten in Ihren Boards geteilt sind

Schritt 2: Fügen Sie alle Abschnitte und Ansichten hinzu, die den Endbenutzern des Portals präsentiert werden sollen

Eine Ansicht löschen

Erstellen einer Rolle

Zuweisung einer oder mehrerer Geschäftsrollen bei der Einladung

Man kann eine Berechtigung bei der Einladung eines neuen Benutzers festlegen:

Zuweisung neuer Rollen an einen Benutzer

Veröffentlichung und Freigabe des Portals

Die Veröffentlichung eines Portals ermöglicht es, es für autorisierte Benutzer zugänglich zu machen. Der Portal-Administrator ist der einzige, der die Veröffentlichung aus dem Editor starten kann.

Freigabe des Portals

ℹ️

Für jedes neue Portal wird die Sichtbarkeit automatisch festgelegt auf: Nur Portal-Mitglieder

Zwei Arten der Freigabe sind verfügbar.

1) Nur Portalmitglieder (Standard)

• Zugriff beschränkt auf manuell hinzugefügte Mitglieder.

• Keine automatisch zugewiesene Rolle.

2) Alle Mitglieder des Mandanten

• Alle Benutzer der Organisation haben Zugriff auf das veröffentlichte Portal.

• Sie erhalten automatisch die Rolle Besucher.

• Wenn ein Mitglied bereits eine stärkere Rolle für eine verknüpfte Ansicht besitzt: → behält es immer die höchste Berechtigung.

Rollenverwaltung

Zuweisung der Rolle Besucher

Nur im Modus „Alle Mitglieder des Tenants

• diese Rolle ermöglicht die Einsicht in das gesamte veröffentlichte Portal (gemäß Berechtigungen).

Priorität der Berechtigungen

Ein Mitglied profitiert immer von:

• der stärksten Rolle,

• dass es vom Portal oder von einem verknüpften Board stammt.

Pop-up und Benachrichtigungen

Veröffentlichungsinformationen

Ein neuer Hinweis zeigt nun den aktiven Freigabetyp an. Ziel: die Sichtbarkeit vor der Veröffentlichung schnell überprüfen.

Seite Portal-Rollen

Der Freigabetyp wird nur angezeigt, wenn die Freigabe "Alle Mitglieder des Mandanten" ist. Dieser Hinweis erinnert daran, dass Besucher (automatisch) Zugriff auf das Portal haben werden.

Besonderheit der Startseite (Entwurf)

Die Startseite enthält einen oder mehrere Spaces. Der erste Space wird automatisch im Entwurfsmodus (orangefarbene Entwurfs-Markierung) erstellt.

Regeln des Entwurfsmodus

• Wenn alle Spaces im Entwurfsmodus sind → ist die Startseite nicht sichtbar.

• Wenn mindestens ein Space nicht mehr im Entwurfsmodus ist → wird die Seite sichtbar (gemäß Berechtigungen).

• Eine Seite im Entwurfsmodus bleibt immer unsichtbar, auch wenn eine Rolle die Berechtigung Sieht hat.

• Der Entwurfsmodus gilt nur für die Startseite.

Zu beachten

• Eine Startseite ist nur dann abgeschlossen, wenn mindestens einer ihrer Spaces nicht mehr im Entwurfsmodus ist.

• Eine abgeschlossene Startseite ist nur für Mitglieder sichtbar, deren Geschäftsrolle über die Berechtigung Sieht auf der Seite verfügt (Systemrollen sehen sie immer).

• Der Entwurfsmodus auf der Startseite blockiert ihre Sichtbarkeit im Portal unabhängig von den Sichtbarkeitsberechtigungen, die sie trägt.