Le Portail Suivi est un espace structuré et sécurisé qui permet de centraliser, organiser et partager des vues de boards et des contenus, tout en maîtrisant finement les droits d’accès par rôle métier.

Il devient le point d’entrée unique pour donner à chacun la bonne information, au bon niveau, au bon moment.

Objectifs du portail

Centraliser la big picture et les informations clés dans un espace unique.

Structurer la navigation pour rendre les contenus clairs, lisibles et faciles d’accès.

Contrôler précisément les accès grâce à des rôles métiers et des permissions par page.

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Fonctionnement général du portail

Le portail se compose des éléments suivants :

une page d’accueil optionnelle composée d’un ou plusieurs onglets (appelé Space), contenant chacun différents widgets,

des sections de pages

des pages pouvant être des vues de boards ou des pages de contenu rédactionnel.

Dans ce portail, vous pouvez créer des rôles métiers (4) adaptés aux besoins spécifiques de votre projet. Chaque rôle bénéficie de permissions personnalisables pour chaque page du site.

Pendant la phase de conception, le portail reste inaccessible aux utilisateurs. Il devient disponible quand l’administrateur choisit de le démarrer. À partir de ce moment, le portail devient public :

soit pour ses membres strictement avec des niveaux d’accès au contenu variables selon les rôles métiers,

soit pour l’ensemble des membres de l’organisation.

Gestion des rôles & permissions dans le portail

Les rôles et permissions dans le portail permettent de définir des autorisations d’accès et d’actions dans les pages du portail. On distingue deux types de rôles : les rôles système et les rôles métiers.

Rôles système

Un rôle système est un rôle permettant de travailler à la conception d’un portail, à la définition des rôles & permissions et d’inviter les membres qui pourront y accéder. Les permissions de ces rôles ne sont pas personnalisables. Chaque membre ne peut avoir qu’un seul rôle système. En revanche, le rôle système n’est pas obligatoire pour tous les membres.

Parmi les rôles système on distingue :

Administrateur : il est le super utilisateur dédié à la conception du portail. Il crée le plan du portail en insérant des vues partagées, le paramètre (couleur, logo, etc), participe à la rédaction du contenu de la page d’accueil et des pages rédactionnelles, définit les rôles métiers et les permissions sur chaque page et invite des membres. Il est le seul à pouvoir arrêter ou démarrer le portail. Attention, le rôle Administrateur ne donne pas automatiquement les droits d’administration sur le contenu des vues qui sont exposées dans le portail. L’administrateur n’aura qu’un droit de consultation des vues hormis s’il a des droits particuliers dans le board correspondant. En outre, pour qu’une vue puisse être ajoutée, deux conditions sont impératives :
- La vue doit être partagée,
- L’administrateur doit également être membre du board auquel la vue appartient.

Administrateur client : ce rôle permet à la personne en charge du portail côté client d’inviter des membres et leur donner des rôles métiers uniquement (pas de rôle système). Il n’intervient pas dans la conception du portail à proprement parlé mais peut modifier les permissions des rôles métiers.

Contributeur : avec l’administrateur, il participe à la conception du plan du portail et au contenu rédactionnel des pages. Il n’a en revanche pas le droit d’inviter de membres ni de définir les permissions sur les pages du portail pour les rôles métiers. Son rôle se limite donc à la conception du contenu du portail. Comme l’administrateur, son rôle contributeur dans le portail ne lui donnera que le droit de consultation sur les vues ajoutées au portail hormis s’il a des droits particuliers dans le board correspondant.

Visiteur : le visiteur système peut voir le portail avant qu’il ne soit démarré. Ce rôle permet tout particulièrement d’inviter des membres pour qu’il valide le contenu du portail avant lancement.

Important

Les rôles système donne strictement des droits dans la conception du portail, via l’éditeur de portail, aux membres. En revanche il ne leur affecte pas automatiquement le même rôle dans le contenu des pages de type vue si ce n’est celui de le voir. Pour que les membres ayant des rôles systèmes puissent agir sur le contenu des vues du portail, il faut :

soit qu’ils aient un rôle métier leur accordant cette permission,

soit qu’il soit déjà membre avec un rôle correspondant dans le board de la vue exposée.

A retenir

Le rôle système permet de participer strictement à la conception du portail dans l’éditeur de portail.

Le rôle système doit être complété d’un rôle métier ou d’un rôle dans le board d’une vue pour qu’un membre rôle système puisse agir dessus (sinon, il ne peut que la voir).

Le rôle système peut accéder au portail en édition ou au portail démarré. En revanche, toute modification du portail (hors contenu de ses vues) se fait strictement dans le portail en édition.

Rôles métier & permissions

Dans le portail, les rôles métier sont personnalisables en fonction des besoins spécifiques du projet et sont définis par l’administrateur. Chaque rôle dispose d’une permission attribuée pour chaque page du portail. Les membres peuvent cumuler plusieurs rôles métiers.

ℹ️

Un membre qui ne possède qu’un seul rôle métier ne pourra pas accéder au portail tant que celui-ci n’a pas été démarré.

Quatre niveaux de permissions peuvent être appliqués par rôle, à une page du portail :

Caché : la page est invisible pour les membres du rôle métier.

Voit : la page est visible, mais sans possibilité d’agir dessus.

Commente : la page est visible et permet de commenter les éléments lorsqu’il s’agit d’une page de type vue.

Met à jour : la page est visible et autorise la modification et/ou les commentaires sur les éléments d’une page de type vue. Les pages rédactionnelles peuvent également être modifiées (hors page d’accueil).

Contribue : la page est visible et permet d’ajouter, modifier et/ou commenter les éléments d’une page de type vue. Cette permission inclut également la modification des pages rédactionnelles (hors page d’accueil).

Les permissions peuvent être appliquées :

sur la page d’accueil,

sur une section entière,

ou sur chaque page individuellement.

Notez également qu’un utilitaire (onglet Permissions par membre) permet d’identifier les permissions sur chaque page du portail, d’un membre ou d’une équipe, pouvant potentiellement être altéré par ses rôles dans les boards des vues ajoutées aux portail ou son rôle système.

Important

Il n’est pas possible d’appliquer une permission à une section tout en définissant une exception pour une page spécifique. Soit la permission s’applique à toutes les pages de la section, soit elle est définie page par page.

Ainsi :

lorsque la permission est appliquée à une section, toute nouvelle page ajoutée aura automatiquement la même permission que les autres pages de la section.

lorsque la permission est définie page par page, toute nouvelle page ajoutée est, par défaut, avec la permission Caché. La permission doit donc être modifiée manuellement par le concepteur

Lorsqu’un membre cumule différents rôles (métier, système et/ou liés au board), la permission appliquée sera la plus élevée parmi celles attribuées par ses rôles. Ainsi, la permission réelle d’un membre peut différer de ce qui est indiqué dans la matrice des permissions par rôle, car elle peut être influencée par son rôle système ou ses droits dans le board.

Démarrage rapide

Création d’un portail

Ajout et suppression de sections et de pages

Ajouter une section, une page

Etape 1 : vérifier que les vues sont partagées dans vos boards

Etape 2 : Ajouter l’ensemble des sections et des vues à présenter aux utilisateurs finaux du portail

Supprimer une vue

Création d’un rôle

Attribution d’un ou plusieurs rôles métiers lors de l’invitation

On peux définir une permission lors de l’invitation d’un nouvel utilisateur :

Affectation de nouveaux rôles à un utilisateur

Publication et partage du portail

Publication du portail

Lorsque le portail est prêt à être publié, l’administrateur peut donc le démarrer (pour rappel, il est le seul à pouvoir le faire depuis l’éditeur de portail). Par défaut la publication du portail est paramétré pour être accessible à l’ensemble des membres de l’organisation. Toutefois, il existe une autre option de partage permettant de restreindre l’accès au portail publié uniquement à ses membres.

Dans le cas où la publication est ouverte à l’ensemble des membres de l’organisation, chaque membre se verra attribuer par défaut un rôle Visiteur lui permettant de consulter les pages du portail. Notez toutefois qu’un membre pourra disposer de droits plus per issifs sur certaines vues du portail si par ailleurs il a un rôle plus fort que Visiteur dans le board de ces vues. Là encore, un membre disposera toujours des permissions les plus fortes octroyées par ses différents rôles dans Suivi.

Recommandations d’usage

Les membres n’ayant qu’un rôle métier ne peuvent accéder qu’au portail publié. C’est pourquoi, nous vous recommandons de n’inviter ces membres qu’une fois le portail démarré (une notification par e-mail étant envoyé à l’invitation, cela évitera qu’ils se voient proposé un accès refusé tant que le portail n’est pas démarré).

Particularité de la page d’accueil (Draft)

La page d’accueil du portail est composée d’un ou plusieurs spaces, qui permettent d’organiser différents contenus répartis dans des onglets (1 onglet = 1 space). Lors de la création du portail, le premier space de la page d’accueil est automatiquement placé en mode Brouillon (pastille Brouillon orange). Il est essentiel de bien comprendre cette notion et de la distinguer de celle des permissions.

Le mode Brouillon indique que le contenu du space est en cours de rédaction et reste inaccessible dans le portail même démarré tant qu’il n’est pas finalisée. Cette notion s’applique au niveau des spaces :

Si tous les spaces de la page d’accueil sont en Brouillon, la page d’accueil entière est considérée comme en Brouillon.

Dès qu’au moins un space n’est plus en Brouillon, la page d’accueil devient visible et soumise aux permissions qui lui ont été données par rôle.