Vorlage — IT-Asset-Inventar
Diese Vorlage ermöglicht es, alle IT-Geräte und -Assets einer Organisation zu zentralisieren, zu verfolgen und zu analysieren, um einen klaren Überblick über den Bestand, die Kosten und die damit verbundenen Risiken zu erhalten.
Wozu dient diese Vorlage?
- Zentralisierung aller IT-Assets (Hardware, Lizenzen, Geräte)
- Verfolgung kritischer Assets und ihres Zustands
- Erneuerungen vorausplanen (Garantien, wichtige Termine)
- Kosten steuern (Lizenzen, Wartung)
- Wichtige Kennzahlen für die Entscheidungsfindung visualisieren
Was die Vorlage enthält
Das Board ist in mehrere Hauptabschnitte unterteilt:
Ein Inventar-Abschnitt
- Globale Übersicht der IT-Assets
- Vollständige Verwaltung des Bestands (Geräte, Lizenzen…)
Ein Abschnitt zur Suivi kritischer Assets
- Identifizierung sensibler Assets
- Spezifische Suivi kritischer Elemente
Ein Abschnitt Kennzahlen
- Lizenzkosten
- Wartungskosten
- Verteilung der Lizenzen
- Geräte unter Garantie
Ein Abschnitt zur Suivi von Garantien und Verlängerungen
- Planung der Erneuerungen
- Suivi der Garantieenddaten
Struktur des Boards
| Feld | Typ | Wofür es dient | Beispiel / Format |
|---|---|---|---|
| Name des Assets | Text | Name der Ausrüstung | "PC 01" |
| Asset-Typ | Tag | Kategorie (PC, Lizenz, Server…) | "Laptop" |
| Benutzer | User | Zugewiesene Person | @Mitarbeiter |
| Status | Tag | Zustand des Assets | "Aktiv", "In Wartung" |
| Kritikalität | Tag | Wichtigkeitsstufe | "Kritisch" |
| Kaufdatum | Date | Suivi des Lebenszyklus | 12.03.2024 |
| Garantieende | Date | Erneuerung antizipieren | 24.12.2025 |
| Lizenzkosten | Number | Suivi der Kosten | 120 € |
| Wartungskosten | Number | Wiederkehrende Kosten | 50 € / Monat |
| Standort | Location | Ort des Assets | "Lyon" |
| Lieferant | Text | Herkunft der Ausrüstung | "Dell" |
| …weitere Eigenschaften | Variable | Je nach IT-Bedarf | — |
Sofort einsatzbereite Ansichten
Inventar (Hauptansicht)
- Vollständige Übersicht über alle IT-Assets
- Ermöglicht globales Management und Updates
Suivi kritischer Assets
- Gefilterte Ansicht der kritischen Assets
- Ermöglicht die schnelle Identifizierung von Risiken
Kennzahlen
- Automatisierte Dashboards:
- Lizenzkosten
- Wartungskosten
- Lizenzverteilung
- Geräte unter Garantie
- Nützlich für IT- und Finanzsteuerung
Suivi von Garantien und Erneuerung
- Planungsorientierte Ansicht
- Ermöglicht die Planung von:
- Hardware-Erneuerung
- Ablauf von Garantien
Wie Sie beginnen (in 10 Minuten)
- Fügen Sie Ihre Assets hinzu
- 1 Datensatz pro Gerät oder Lizenz
- Geben Sie an: Name, Typ, Benutzer, Status
- Vervollständigen Sie die wichtigsten Informationen
- Daten (Kauf, Garantie)
- Kosten (Lizenzen, Wartung)
- Kritikalität
- Nutzen Sie die Ansichten
- Verfolgen Sie kritische Assets
- Analysieren Sie die Kosten
- Planen Sie Erneuerungen vorausschauend
💡 Best Practices
- Aktualisieren Sie die Assets bei jedem Kauf oder jeder Änderung
- Verfolgen Sie regelmäßig die Garantieablaufdaten
- Nutzen Sie das Konzept der Kritikalität zur Priorisierung
- Nutzen Sie die Kennzahlen zur Steuerung der IT-Kosten
- Beschränken Sie die Ansichten auf geschäftliche Verwendungszwecke (IT, Finanzen, Betrieb)