Vorlage — IT-Onboarding & Offboarding-Verwaltung
Diese Vorlage ermöglicht es, die Einstellung und das Ausscheiden von Mitarbeitern effektiv zu steuern, indem alle erforderlichen IT-Maßnahmen zentralisiert werden.
Wozu dient diese Vorlage?
- Strukturierung der Einstellungs- und Austrittsprozesse
- Automatisierung von IT-Aufgaben (Konten, Hardware, Zugriffe)
- Fortschritt von Onboarding/Offboarding verfolgen
- Vergessenes und Sicherheitsrisiken reduzieren
- IT-Verantwortlichkeiten zentralisieren
Was die Vorlage enthält
Das Board ist um mehrere Schlüsselelemente strukturiert:
Eine suivi-Datenbank der Mitarbeiter
- Suivi von Ein- und Austritten
- Wichtige Informationen (Position, Abteilung, Vorgesetzter…)
Eine Verwaltung der IT-Aufgaben
- Onboarding-Checkliste (Kontoerstellung, Ausrüstung…)
- Offboarding-Checkliste (Zugriffsdeaktivierung, Rückgabe der Ausrüstung…)
- Detaillierter Suivi der Aktionen pro Mitarbeiter
Eine globale Steuerung
- Status der Onboardings/Offboardings
- Übersicht über laufende / abgeschlossene Aufgaben
- Suivi der Fristen
Ein Dashboard
- Status der Eintritte
- Status der Austritte
- Nächste Bewegungen (Planung)
- Visuelle Indikatoren
Struktur des Boards
| Feld | Typ | Wofür es dient | Beispiel |
|---|---|---|---|
| Mitarbeiter | Tag | Name des Mitarbeiters | "Alice Bernard" |
| Mitarbeiter-E-Mail | User | Kontakt | [email protected] |
| Position | Tag | Funktion | "Software-Ingenieur" |
| Abteilung | Tag | Team | "IT" |
| Manager | User | Verantwortlicher | @Manager |
| Frist | Date | Eintritts- oder Austrittsdatum | 12.05.2026 |
| Typ | Tag | Eintritt oder Austritt | "Mitarbeitereintritt" |
| Status | Tag | Gesamtfortschritt | "Zu erledigen", "In Bearbeitung" |
| IT-Verantwortlicher | User | IT-Verantwortlicher | support.it@ |
| TODO | Checklist | Detaillierte IT-Aufgaben | Konten, Hardware… |
| Arbeitsplatztyp | Tag | Zugewiesene Hardware | "Laptop" |
| Doppelbildschirm | Tag | Ausstattung | Ja / Nein |
| Mobiltelefon | Tag | Ausstattung | Ja / Nein |
Einsatzbereite Ansichten
Datentabelle (Hauptansicht)
- Vollständige Liste der Onboardings/Offboardings
- Globale Verwaltung der Mitarbeiter
Planung
- Kalenderansicht der Ankünfte und Abgänge
- Ermöglicht die Antizipation der IT-Auslastung
Suivi der Bewegungen
- Kanban-Ansicht
- Organisation nach Typ (Eingang / Ausgang) und Status
- Schneller visueller Suivi
Dashboard
- Wichtige Widgets:
- Status der Eintritte
- Status der Austritte
- Nächste Bewegungen
- Synthetische Übersicht für die IT-Steuerung
Einen Eintritt erfassen
- Vereinfachtes Formular für Onboarding
- Ermöglicht die Standardisierung der Einträge
Einen Austritt erfassen
- Dediziertes Offboarding-Formular
- Ermöglicht die Absicherung von Austritten
Fortschrittsstatus
- Visualisierung des Aufgabenfortschritts
- Basierend auf Checklisten
Beispiel für eine Onboarding-Checkliste
- Konten
- AD-Konto erstellen
- E-Mail-Postfach erstellen
- Hardware
- PC vorbereiten
- Software installieren
- Sicherheit & Verwaltung
- IT-Charta unterschreiben lassen
Beispiel einer Offboarding-Checkliste
- Konten
- AD-Konto deaktivieren
- E-Mail-Postfach sperren
- Anwendungszugriffe entfernen
- Hardware
- PC abholen
- Telefon abholen
- Zustand des Hardwares überprüfen
- Sicherheit & Verwaltung
- VPN-Zugang widerrufen
- Daten archivieren
- IT-Akte schließen
Wie Sie starten (in 10 Minuten)
- Mitarbeiter hinzufügen
- Wählen: Eintritt oder Austritt
- Wichtige Informationen ausfüllen
- Checkliste starten
- Automatisch je nach Typ
- IT-Zuweisung
- Fortschritt verfolgen
- Aufgaben aktualisieren
- Status überprüfen
- Ansichten verwenden
- Planung zur Vorausplanung
- Dashboard zur Steuerung
💡 Bewährte Praktiken
- IT-Checklisten standardisieren
- Immer einen IT-Verantwortlichen zuweisen
- Status in Echtzeit aktualisieren
- Zugriffe bei Abgängen systematisch überprüfen
- Das Dashboard zur Steuerung der Auslastung verwenden